비지니스 영어메일 전문가처럼 쓰는방법 (인사 , 소개)

회사에 들어가면 영어를 별로 쓸일이 없다고 생각했었다.

사실은 지금도 그 생각에는 큰 변함은 없다.

실무에서도 , 해외영업을 하는 친구들도, 직접 영어로 거창하게

영어로만 일을 하는 경우는 드문것이 현실이니까.

 

영어메일 쓰는법 비지니스 영어메일 전문가처럼 쓰는방법 (인사 , 소개)

그치만 비지니스 영어메일 은 다르다

우리가 직접 영어로 말을 하면서 일을 하는 경우가 드물다는 것 뿐이지

해외에 있는 고객, 특히 바이어들 혹은 해외 실무자와

비니니스 영어메일 은 꾸준하게 주고 받아야 한다.

생각지도 못하고 있다가 , 비지니스 영어메일 이라도 주고 받게 되면

적잔이 당황하게 된다.

그냥 외국 친구한테 쓰는 메일이 아니라, 상대는 영어중에서도

엄격한 포메이션과 기본 격식을 갖추어야 하는 외국인 손님이기때문에

내 마음대로 써서 보냈다간 , 상대방한테 상당히 무례한 느낌을 줄 수 있다.

그래서 조금 불편할 수도 있지만, 내가 알아서 적응해야 한다.

좀 답답하지만 어쩔수가 없다.

본격적으로 시작하기 전에

비니니스 영어 메일에 대해서 최소한의 기본은 알고 시작하자.

edward lear 81515 1280 비지니스 영어메일 전문가처럼 쓰는방법 (인사 , 소개)

비지니스 영어메일 의 기본 법칙

[1] 무조건 용건만 간단하게 , 그리고 최대한 짧게

가능하면 간단하게 , 용무만, 그리고 짧게 쓰는 것이 원칙이다.

비지니스 영어메일에서 불필요한 수사나, 부연설명

한마디로 주저리 주저리 불필요한 내용은 전부다 다 쳐내고

정말 말 그대로 핵심만 적어 나가면 된다.

우리가 그냥 편지 쓰듯이,

” 안녕하세요

요즘 날씨가 추워요 , 잘지내시는 지요

사장님 내외분과 임직원 여러분들의 건강을 빕니다. “

아 네 최악의 비지니스 영어메일의 예를 봤다고 보면 된다.

조금있으면 언급하겠지만 , 비지니스 메일에서는 인사도 한 줄 , 아니 한마디면 끝난다

그 이상은 전부 불필요하다.

우리나라의 비지니스 영어메일 에서는 메일의 첫 문장에

“ㅇㅇ사의 ㅇㅇ사원입니다.

평소 저희 회사에 많은 관심에 감사드립니다”

같은 인사말을 넣는것이 예의라고 생각하지만, 외국인과의 비지니스 메일에선

그런게 없다. 그냥 바로 본론으로 들어가도 큰 상관이 없다

영어 이메일 쓰는법 비지니스 영어메일 전문가처럼 쓰는방법 (인사 , 소개)

그래서 어찌보면 비지니스 영어메일 은 오히려 편하다. 사람의 감정선이나 상대방의

기분 같은 것은 고려할 필요없이 , 할말만, 정말 간단하게 해주면 끝나기 때문이다.

실무 영어 메일을 주고 받다보면 본문이 한줄짜리 메일도 자주 주고 받는다.

일하는 사람들은 메일 하나하나 이쁘고 공손하게 쓸 여유가 없다.

부서를 담당하는 사람들은 하루에도 수백통이 넘는 메일을 체크해야 할 때도 있다.

괜히 비니지스 영어메일의 모토가 심플 간단이 된게 아니다.

[2] 속어, 구어체 단어 표현은 쓰지 않는다

가끔 딱딱한 비지니스메일이 좀 답답해서 그냥 편하게 친구한테 보내듯이

편한 구어체를 쓰는 경우가 있다.

평소에 얼굴보고 말하듯이 구어체로 말하면 , 뭔가 더 영어를 유창하게 하는 것 같은 착각을 하기도 하는데

형식을 중시하는 비지니스 영어메일에서는 이런 구어체를 쓰면

성의가 없고 professional 해 보이지 않는다.

따라서 비지니스메일에서 구어, 속어 는 반드시 사용을 하지 말아야 한다.

예를들어 “we’re going to ~” 는 ~을 할 것이다 라는 뜻인데

평상시 얼굴보면서 이야기 하는 구어체 상황에선

we’re gonna 혹은 are 을 뺴고 we gonna 라고 쓴다.

비슷하게는 wanna 도 마찬가지다.

비지니스 메일 에서는 이런 표현들을 사용하는데 조심해야 한다.

우리말에도 ㅏ 다르고 ㅓ 다르다는 말이 있다.

우리는 잘 모르겠지만,

외국인들이 느끼는 늬양스의 차이라는 것이 있다.

비지니스 영어메일 에서는 딱딱하지만, 짧고 간결한 특징이 있다.

이런 메일에 구어체 문장을 쓰면 , 글쓴사람이 굉장히 가벼워 보여서

상대방에 대한 신뢰감이 확 떨어진다.

비지니스 메일 에서 쓰이는 은어, 숙어 표현들 다시 한번 강조하지만

쓰지 않아야 한다.

[비지니스 메일에서 쓰는 속어들]

속어 표현맞는 표현
할것이다.gonnabe going to
자료docsdocuments
부사장head honchovice president
임원bigwigexecutive
까탈스런 직원slaver driverdemanding adminustrator
돈을 벌다make a buckearn money
소문scuttlebuttrumors

네이티브들이 많이 쓰는 영어욕 ,슬랭 표현들 (클릭)
한국사람이 가장 많이 검색하는 영어표현 모음 pdf (클릭)

미얀하지만, 속어와 약어는 다르다.

속어는 말 그대로 속된말, 표준어가 아닌 말을 말한다.

비공식적인 표현, 단어들이다.

속어는 다르다. 속어는 바쁜 비지니스 영어메일 을 주고 받으려니

불필요한 문장들을 빠르고 정확하게 전달하기 위해서 만든

일종의 비지니스용 줄임말을 말하는 것이다.

[비지니스 영어메일 에서 자주쓰는 약어]

약어원래 의미
ASAPas soon as possible될수있는한 빨리
IMOin my opinion내 생각에는
MSGmessage메세지
FYIfor your information참고로
IOWin other words다시 말해서
NRNno reply necessary답장 필요 없음

[3]지나친 감정표현 , 느낌표 (!) 사용 자제

감사메일 을 보낼 때 가끔 너무 지나친 경우가 종종 있다.

특히 , amazing , fantastic, happy , depress 같은 너무 감정적인 형용사

표현은 삼가는게 좋다.

특히 상대방이 이성일때, 이런 지나친 감정표현들은 상대방에게 오해를 살 우려가 있으므로

가급적이면, 감정을 최대한 배제하고

로봇같다는 느낌이 들정도로 , 용무에 관련된 내용만 쓰는것이 좋다.

다시한번, 강조하지만 비지니스 영어 메일은 감정이 들어갈 일이 거의 없어야 정상이다.

업무를 할 때는 본인이나 상대의 기분보다는 행동, 결과, 사실을 전달하는 것을 중요시 한다.

우리는 지금 연애편지를 쓰는 것이 아니라, 업무용 메일을 쓰는 것이다.

업무를 하는 메일에 나는 기분이 좋지 않아요…

나는 지금 너무 행복해요… 이런 표현들이 과연 가당키나 할까?

답장 비지니스 영어메일 전문가처럼 쓰는방법 (인사 , 소개)

좋은소식이건, 나쁜소식이건 차분하게 사실만을 전달하는것이 목적이다.

이런 문장에 자신의 감정을 극적으로 표현하는 단어를 쓰는 것은 적절하지 않다.

느낌표를 쓰는 것은 상대방으로 하여금 나를 너무 경박스럽게 보이고

무게감이 없어 보인다.

[4] 언급하는 대상은 분명하게

우리가 영어를 쓰면서 실수 하는 점은,

바로 대명사를 쓸 때 대명사가 가르키는 것을 명확하게 하지 않고 쓴다는 점이다.

예를들면

we are working on the project. : 우리는 “그” 프로젝트를 작업중입니다.

여기서 문제는 “그” , the 에 있다.

앞에 그 프로젝트가 무슨 프로젝트인지 명확하게 언급하지 않고서

그냥 습관적으로 대명사, 또는 관사를 쓰면

상대방은 헷깔릴 소지가 크다.

그러니 명사나, 대명사를 사용 할 때는 그 대상을 명확하게 밝혀서

상대방이 비지니스 영어메일 을 읽을 때 혼동이 없도록 고쳐써야 한다.

we’re working on the SNS marketing project : 우리는 그 SNS 마케팅 프로젝를 작업중입니다

[5] 용건이나 목적에 따라서 달라지는 비지니스 영어메일 쓰는법 2가지

(1) 정보 전달이나 공지, 긴급한 리폿, 불만사항 관련 메일 쓸때

이런 종류의 메일의 특징은 제목과 서두에 본론이 그 어떤 말보다 먼저 온다는 특징이 있다.

구조를 간단하게 설명하면

핵심본문 : 우리회사의 이번 분기 매출이 45% 감소했습니다.

배경설명, 보충설명 : 코로나로 인한 사람들의 소비 심리 감소

최종결론, 구체적인 행동 요구 : 마케팅 자원을 가동해서 매출을 증가시킬것

바로 이런식으로 어떤 특정 상황에 대해서 메일을 써야 할때

각 사안별로 메일의 구조를 미리 알고 있으면 우리는 당황하지 않고

비지니스 영어 메일을 작성 할 수 있게 된다.

(2) 부탁 / 제안의 거절의 메일을 써야 할 때

비지니스 영어 메일 의 핵심을 간결하고 빠른 결론을 먼저 보여주는 것이 전제이지만

예외 상황도 있다. 바로 제안 또는 부탁의 거절 메일을 써야 할 때다.

우리는 실무자와 영어메일 을 주고 받아야 할 떄도 있지만, 우리의 잠재적인 바이어들과도

메일을 주고 받아야 한다. 이런 상황에서 우리가 너무 고자세로 단칼에 제안을 거절하면

상대받이 기분이 나쁠수도 있고, 바이어가 나쁜 기억을 갖게 된다는 것은 최대한 많은 고객을 유치해야 하는 회사 입장에선

별로 좋은 상황이 아니다.

따라서 별로 좋지 않은 제안을 부드럽게 거절하기 위해서는 , 처음부터 거절의 문구를 써내려가는 것보다는

현재 회사 상황과 거절에 대한 어쩔수 없는 배경이 있음을 먼저 설명하고

본론에서 거절의 메세지를 전달하는게 좋다.

이렇게 하면, 상대방도 첫 서두 문장을 통해 , 거절의 늬양스를 느끼고 스스로 마음의 준비를 할 수있어

단칼에 거절하는 것보다 더 진정되는 효과를 가질 수가 있기 때문이다.

비지니스 메일 보내는법

비지니스 메일의 기본적인 형식

비지니스 메일의 기본 형식을 보면

(1) dear .Kim

I’m writing to thank you ….#$^#%$#$%

(중략)

(2) Best Regards ,

(3) Jackson

어디선가 많이 본 것 같은 포메이션 아닌가? 맞다. 바로 우리가 지겹도록 공부했던

토익에 나오는 메일 형식이다.

그런데 우리가 실무를 하면, 진짜 토익에 나왔던 형식을 그대로 쓴다.

비지니스 영어메일 형식이 토익을 따라 한거냐고?

물론, 아니고 토익이 실제 비지니스 메일 형식을 그대로 따다가 문제화 시키기 때문이다.

그래서 나는 토익도 잘 만 활요하면 실무에서, 영어회화를 하는데 상당한 도움이 될 수 있다고

전부터 말해왔다.(별로 사람들에게 호응받지는 못하는것 같아 안타깝긴 하지만 ㅎㅎ)

(1)번이 인사말이다.

그리고 중앙에 본론이 나오고

(2)번은 결구라 한다.

그리고 (3)번에 와서 본인의 서명 자리 이다.

인사인 Dear Park뒤에는 쉼표, 를 넣는것이 원칙이고

결구에 마지막에도 쉼표, 를 넣는게 비지니스 영어 메일 의 원칙이다.

비지니스 영어메일 인사 어떻게 하지?

비니지스 메일에서는 우리가 평상시 얼굴보고 말하듯이

hi , Hello 라고 하지 않는다.

보통 젊은 애들 사이에서는 hi, hello 대신에

hey를 인사로 많이 쓰는데, 영어메일에서는 hey도 쓰지 말아야 한다.

이런 표현들을 쓰면 굉장히 무례하거나, 어디 약간 모자른 놈 취급하니

농담이라도 절대로 그렇게 보내선 안된다.

비지니스 영어메일 문두에 쓰는 인사말로는…

인사말은 보통 dear 라고 하면 끝이다(문두에 쓰는 인사다, 본문에서 쓰는 인사말은 따로 정리)

특별히 친분이 있어서 뭔가 따로 감사 인사를 표시하는것이 아니라 일반 비지니스 영어 메일이라면

더이상의 불필요한 인사말은 필요하지가 않다.

업무용 영어메일 쓰는법

dear Mr.Park

이와 같이 상대방의 성만 dear에다가 붙이는 것이 가장 일반적인 형식이다.

대부분은 알겠지만 남자 / 여자 각각 붙이는 것이 다르다.

여자는 Mrs. , Miss. , Ms 를 붙이는ㄷ[

첫번째는 기혼 , 두번째는 미혼 , 세번째는 기혼인지 미혼인지 잘 모를때 써주면 된다.

그러나 사람에 따라서는 결혼을 하든 안하든 그냥 Ms 라고 하는 경우도 많으니 참고하길 바란다.

인사망을 할때 그냥 비지니스 관계가 아니라 서로 잘알고 친한 사이 일때는

Mr , Mrs 같은 경칭 대신에 그냥

Dear Jack , 같이 그냥 Dear 다음에 바로 이름을 붙기도 한다.

보통은 이름만 쓰고 성같이 다 붙여서 full name을 다 쓰지는 않는다.

마지막으로 Dear 와 직책 을 같이 쓰는 경우이다.

예를 들면 Dear vice preseident Park,

과 같이 직책명과 성을 같이 붙이는 형태로 , Dear 다음에 성을 붙이는 형태와 함께

가장 많이 일반적으로 많이 쓰는 인사말 형식이다.

비지니스 영어 메일 결구 사용법

결구는 메일의 가장 마지막 줄에 남기는 마지막으로 하는 인사쯤이라고 보면 된다.

보통은.

Sincerely ,
Best regards
Best wishes

정도가 포멀하게 쓰이는 표현이다.

친하건, 친하지 않건 모두 사용이 가능하다. 지위의 고하를 막론하고

상급자가 하급자한테 혹은 하급자가 상급자에게 쓰는 비지니스 영어메일 에도 사용이 가능하다.

적용 범위가 가장 넓은 표현이다.

엄밀하게 Sincerely 는 업무용으로 쓰는 것이고

Best regards 는 개인 메일용으로 쓰는 결구지만 둘을 꼭 엄밀하게 구분지어서

쓸필요는 없다.

Yours,
Warmly ,
Best ,

이 표현은 조금더 편한 결구로, 가족이나 아주 잘 알거나 친한 상대에게 쓰는 결구 표현이다.

상사나, 잘 모르는 상대 에게 쓰면 결례가 될수 있으니 주의해야 한다.

Respectfully,
Respectfully yours ,

굉장히 공식적이면서도 정중한 표현이다.

사실상 이런 표현은 남들이 다 보는 공식 문서에서나 볼 수 있는 결구라고 볼 수 있다.

비지니스 영어메일 내에서 쓰는 영어인사표현 정리

you 대신에 your company 라고 해서 “귀사와” 라고 응용해서 사용할 수 있다.

보내주신 메일 잘 받았습니다 : thank you for your mail you sent

빠른 답변 감사합니다 : thank you for your prompt reply.

답장이 늦어서 죄송합니다 : I’m sorry to be replying so late.

그럼 잘 지내시길 바랍니다 : I hope this finds you well

귀하에 도움이 될 수 있어 영광입니다 : it’s an honor to be of help to you

함께 일하게 되어 영광입니다 : I’m glad to be working with you

우리 회사와 좋은 파트너가 되어 주시길 바랍니다 : I’d like to establish a partnership with you

양사의 발전을 기대하겠습니다 : I look forward to our mutually beneficial growth.

프로젝트가 잘 되길 바랍니다 : I hope all goes well with your project

혹시 제가 도울일이 있으면 말씀해 주십시오 : let me know if there’s anything I can do for you

또 연락드리겠습니다 : I will talk to you later

곧 연락 주시길 기다리겠습니다 : we hope to hear from you soon

다음에 또 뵙기를 기대하겠습니다 : I’m looking forward to see you again

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비지니스 영어 메일 처음쓸때 소개하기

맨 처음 메일을 주고 받을 때라면

제 소개를 하겠습니다 : let me introduce myself 라는 표현이 있다.

절대로 틀린 문장은 아니지만, 뭔가 부자연스럽다.

외국인과 비지니스 영어메일 을 주고 받을 때는, 처음 소통을 하더라도

한국처럼 저렇게 딱 정해놓고, 제 소개를 하겠습니다. 이런식으로 하지 않는다.

미얀하지만, 대부분의 신입 직원들은 영어메일을 보낼때 저런문구를 넣기를 바라겠지만

솔직히 별로 추천하고 싶지 않다.

대신 , 이 문장을 추천한다.

” this is Jane Kim from ABC “

ABC 사의 제인 김 입니다

이렇게 소개하는게 차라리 군더더기 없고 , 깔끔하다.

그 다음에는 본인의 소속에 대해서 밝히면 되는데

” I’m from the marketing Department at ABC”

from + 부서 + at +회사명

이렇게 표현하면 된다.

혹은 나는 무슨 업무를 담당하고 있다는 식으로 , in charge of 를 써서 추가로 넣는정도는 갠찮다

” I’m in charge of International Development Department.”

라고 해도 무난하다.

아니면 I’m responsible for marketing / Sales 라고 표현하면 된다.

뜻은 ” 저는 마케팅 (혹은 영업)을 담당하고 있어요” 라는 뜻이다.

인사 후에 연락한 용건 말하기

간단하게 메일의 서두에 쓰는 인사도 알아봤고 ,본문에 들어와서 할 수 있는 인사도 알아봤다.

이제 인사는 이정도만 해도 훌륭하다.

이제는 슬슬 본론으로 들어가기 위한 비지니스 영어문장을 배워야 한다.

오늘 처음 출근 한 것이 아니라면, 이제는 본격적으로 연락한 용건 에 대해서 말해야 한다.

보통 용건에 대해서 말을 하면 크게 3가지로 나누어 볼 수 있는데

전에 전화를 했었던 아무게 입니다. 로 시작하는 경우
~에 대해서 문의 하려고 연락을 드립니다. 로 시작하는 경우
부탁했던 내용에 대한 내용입니다. 로 시작하는 경우

전에 전화를 했었던 아무게 입니다. 라는 표현을 하고 싶다면

I’m the one who called you yesterday about our conference.

어제 컨퍼런스에 대해서 전화 했었던 사람입니다.

이라고 표현하면 된다.

핵심 문장은 “전화 했었던 아무게 입니다: 라는 뜻의 I’m the one who called you 이고

나머지는 날짜와 용무에 대한것은 상황에 맞게 바꾸어 넣으면 된다.

~에 대해서 문의 하려고 연락을 드립니다. 라는 표현을 하고싶은 경우

~에 대해서 묻다 문의하다 라는 뜻을 사용하고 싶을때는

inquire 라는 표현을 써야한다.

** ask 는 안되나요?

안되는건 아니다 . 다만 ask와 inqure 라는 단어의 늬양스가 다른데

aks는 말 그대로 묻다 라는 뜻이고

inquire 는 문의하다, 문의 라는 뜻이다.

어떤것이 더 비지니스 영어에 가까운지는 궂이 더 설명하지 않아도

쉽게 알 수 있을거라고 생각한다.

자, 그럼 ~을 문의하려고 메일을 썼다는 뭐라고 할까?

I’m writing to inquire about contract.

계약에 대해서 문의 드리려고 메일을 씁니다.

핵심은, I’m writing to inquire 까지 이다.

이후의 문장은 그때그때 필요에 따라서 변형 해서 쓰면 된다.

신제품에 관해서 묻고 싶다면 new product 라고 하면 되고

스케줄이라면 scedule 이라고 쓰면 된다.

부탁했던 내용에 대한 내용입니다. 라는 표현을 쓰고 싶을 경우

이때는

here’s what you have requested 또는

here’s what you have asked 라고 하면 된다.

이상으로 비지니스 영어메일 보내기에 대한 기본편과 인사하는 법에 대해서 알아봤다.